Das Catering ist bei einer geschäftlichen Veranstaltung neben der perfekten Organisation des Ablaufs einer der wichtigsten Punkte einer Tagung, Konferenz oder Messe. Gerade das leibliche Wohl bleibt den Besuchern einer Tagung oder Messe immer in Erinnerung. Niemand vergisst eine außergewöhnliche Verköstigung bei einem Event, aber eher einige Inhalte der Veranstaltung. Ein gutes Catering ist für eine Veranstaltung also das A und O, um die Besucher bei Laune zu halten. Doch was musst du bei der Planung des Caterings für eine geschäftliche Veranstaltung eigentlich alles beachten? Wir haben dir hier die wichtigsten Aspekte einmal zusammengestellt.
Listando
1. Analyse der Anforderungen der Veranstaltung
Als Erstes musst du dir überlegen, um was für eine Veranstaltung es sich handelt, wie viel Teilnehmer erwartet werden und wo die Veranstaltung stattfinden soll. Auch das Budget ist für die Planung des Caterings essenziell.
Art der geschäftlichen Veranstaltung
Je nachdem, ob es sich um eine Konferenz, eine Tagung, ein Seminar oder eine Messe handelt, wirst du andere Anforderungen an die Organisation und das Catering haben.
Konferenz/Tagung
Bei einer Konferenz, welche gerne über ein paar Tage geht, ist das Catering ein wichtiger Faktor. Denn gutes Essen treibt die Teilnehmer an und lässt den Tag erfolgreich werden.
Seminar
Seminare erfordern ein hohes Maß an Konzentration und Energie für die Teilnehmer. Daher müssen die Teilnehmer motiviert und produktiv sein. Um sie zu motivieren, kann das Catering beim Seminar einen wichtigen Beitrag leisten.
Geschäftsessen
Wenn du ein Kunden-Meeting veranstaltest, solltest du die Macht des Caterings nicht unterschätzen. Gerade bei potenziellen Kunden, welche eine Zusammenarbeit mit dir in Erwägung ziehen, solltest du auf ein hochwertiges Catering setzen. Denn das hochwertige Catering setzt einen hohen Standard für deinen ersten Eindruck und hilft dir, eine Verbindung zu deinem Kunden aufzubauen.
Messe
Messe-Catering ist die Königsdisziplin für Caterer. Denn hier herrschen ganz andere Anforderungen als bei einem Geschäftsessen.
Teilnehmerzahl und Profil der Gäste
Die Teilnehmerzahl ist natürlich entscheidend für das Catering. Auch die Gäste sind entscheidend? Kommen die Gäste aus anderen Kulturkreisen? Dies muss unbedingt beim Catering und der Speisenauswahl berücksichtigt werden.
Veranstaltungsort und -dauer
Je nachdem, um was für eine geschäftliche Veranstaltung es sich handelt, wird der Veranstaltungsort variieren. Während eine Konferenz oder eine Tagung auch in den eigenen Geschäftsräumen stattfinden kann, muss eine Messe an einem geeigneten Messestandort stattfinden. Je nach Anzahl der Gäste fällt die Wahl auf einen anderen Veranstaltungsort. Auch die Dauer der Veranstaltung ist für das Catering entscheidend: handelt es sich um eine mehrtägige Veranstaltung, oder geht sie nur ein paar Stunden? All dies hat Einfluss auf die Anforderungen an das Catering.
Budgetvorgaben
Wie hoch ist dein Budget für das Event? Je nach Anzahl der Gäste und der Höhe des Budgets kann dir der Caterer ein individuelles Angebot erstellen.
2. Menüplanung der geschäftlichen Veranstaltung
Je nach Art der Veranstaltung und Umfang der Veranstaltung musst du ein kulinarisches Konzept festlegen. Berücksichtige hier unbedingt spezielle Ernährungsbedürfnisse und kulturelle Hintergründe der zu erwartenden Gäste. Danach richtet sich auch die Auswahl der Speisen und Getränke für die Veranstaltung. Benötigt ihr Servicepersonal bei der Veranstaltung, oder habt ihr eigenes Küchenpersonal?
3. Logistik und Organisation der geschäftlichen Veranstaltung
Du musst das Catering mit dem Veranstaltungsort und Location koordinieren. Den Ablauf der Veranstaltung planen und damit auch den Lieferzeitpunkt mit dem Caterer besprechen. Auch wer, wann und wo das Equipment für den Caterer zur Verfügung stellt, und welches Personal eingeplant werden muss, müsst ihr zusammen festlegen: Wann und wo werden Kellner, Barkeeper und Servicepersonal benötigt? Wer ist zuständig für die Tischdekoration und das Tischarrangement? All dies musst du mit deinem Caterer besprechen und im Vorfeld der Veranstaltung planen.
4. Kostenkalkulation und Budgetierung der geschäftlichen Veranstaltung
Um das Budget für die Veranstaltung zu planen, musst du einen detaillierten Kostenplan erstellen. Vergleiche im Vorfeld unbedingt die Angebote verschiedener Catering-Firmen. Diese benötigen für ein genaues Angebot, die Art der Veranstaltung und die Anzahl der Gäste. Dann könnt ihr auch über Verhandlungsmöglichkeiten und Einsparpotenziale sprechen.
Listando5. Zeitplanung der Veranstaltung
Lege dir im Vorfeld der Veranstaltung einen genauen Planungszeitraum fest. Erstelle einen detaillierten Zeitplan mit Meilensteinen für die Planungsphase und für den Veranstaltungstag. Koordiniere anschließend die Vorbereitungs- und Durchführungsphase.
6. Kommunikation und Abstimmung
Du musst für einen reibungslosen Ablauf enge mit dem Caterer zusammenarbeiten. So könnt ihr auch Spezialwünsche und Änderungen abklären. Spreche dich für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung auch regelmäßig mit dem Veranstalter, dem Caterer und den anderen Dienstleistern ab.
7. Qualitätssicherung und Nachbereitung der Veranstaltung
Zu einer geschäftlichen Veranstaltung gehört auch, dass du die Speisenqualität vor Ort überprüfst und dir von den Gästen ein Feedback zum Catering geben lässt. Nach der Veranstaltung rechnest du das Catering mit dem Anbieter ab. Als Nachbereitung der Veranstaltung kannst du evaluieren, ob der Caterer passend war und es noch Verbesserungspotenziale gibt.
So vorbereitet, kannst du dich nun gleich in die Planung deiner geschäftlichen Veranstaltung stürzen.
