Wer gerade mit der Entrümpelung seines Büros beschäftigt ist, wird erstaunt sein, über die Unmengen an Akten, die hierbei zum Vorschein kommen. Denn obwohl die meisten Dokumente heutzutage in digitaler Form vorliegen, stapeln sich dennoch immer noch unzählige Ordner an Papieren und Akten. Davon betroffen sind Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen. Wer im Zuge seiner Aufräumaktion aber gleich Platz in den Ordnern und Regalen schaffen möchte, der kann die Unterlagen nicht einfach in die Papiertonne werfen. Zum einen müssen je nach Dokument unterschiedliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Zum anderen enthalten einige Unterlagen sensible Daten, die nicht in falsche Hände geraten sollten. Im schlimmsten Fall kann hier sogar ein Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung erfolgen. Damit das nicht passiert, muss eine fachgerechte Entsorgung alter Akten und Papiere erfolgen.
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Wie müssen Akten entsorgt werden?
Um zu verhindern, dass unbefugte Dritte Informationen aus alten Dokumenten und Unterlagen ziehen können, müssen sämtliche Papiere, Kontoauszüge, Policen und Co. vor dem Entsorgen geschreddert werden. Hierbei sind jedoch bestimmte Vorgaben, etwa bezüglich der erlaubten Papiergröße nach dem Schreddern zu beachten. So dürfen Unterlagen mit sensiblen Daten, etwa Bankverbindungsdaten, laut DIN 66399 nach dem Schredder Vorgang maximal aus 6 mm breiten Streifen oder 480 mm² großen Schnipsel bestehen. Das entspricht einer Größe von 2 cm x 2,4 cm. Und geheime Daten müssen noch kleiner sein. Ein Grund mehr also für Unternehmen, für die Aktenentsorgung eine professionelle Firma zu beauftragen.
Auch Privatpersonen können dies in Anspruch nehmen. Wer schon lange sein Büro nicht mehr ausgeräumt hat und mehrere alte Aktenordner entsorgen möchte, dem ist das sogar zu empfehlen. Zwar ist das mit einigen Kosten verbunden, doch das wäre der Kauf eines kleinen elektrischen Aktenvernichters fürs Büro auch.
Vorteile einer professionellen Aktenentsorgung durch eine Fachfirma
- Die gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen werden eingehalten.
- Die eigene Zeit kann sinnvoll für andere Dinge genutzt werden.
- Die geschredderten Akten werden abtransportiert und landen nicht in der eigenen Mülltonne.
Möglichkeiten, Akten über ein Fachunternehmen entsorgen zu lassen
Wird ein Experte mit der Aktenvernichtung beauftragt, gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten:
- Entweder werden alle Unterlagen in einem verschließbaren Container vor Ort gesammelt und abtransportiert, sobald dieser voll ist.
- Oder das Unternehmen kommt mit einem extra Schredder vorbei und vernichtet die alten Papiere direkt vor Ort.
Aktenentsorgung: Wie hoch sind die Kosten?
Da die Preise je nach Region und Firma stark variieren können, empfiehlt es sich vorab, verschiedene regionale Anbieter untereinander zu vergleichen. So gibt es Unternehmen, die bei 50 € beginnen, jedoch auch andere, die mehrere 100 € für die Entsorgung der Akten verlangen. Dabei hängt der Preis der Aktenvernichtung vor allem von folgenden Faktoren ab.
- Der Entfernung. Meist wird für die Anfahrt eine Pauschale verrechnet. Je kürzer der Weg, desto geringer ist sie.
- Den Bedingungen am Auftragsort. Wie können beispielsweise die Container aufgestellt werden und müssen extra Sicherheitsvorkehrungen installiert werden?
- Sollen die Behälter dauerhaft aufgestellt werden oder nur einmalig?
- Wie viele Akten werden vernichtet?
- Handelt es sich um die Aktenvernichtung in einem Privathaushalt oder in einer Firma?
So zahlst du beispielsweise für das Entsorgen der Akten aus deinem privaten Büro:
- 12 € pro Monat und Behälter
- 25,50 € Abtransport
- 42 € pro Entleerung eines Behälters mit 240 Litern
Unternehmen zahlen für einen 240 Liter Behälter und der Vernichtung von 7 Aktenordnern 68 €. Für die Aktenentsorgung aus 54 Ordnern inklusive 240 Liter Tonne sind es 105 €.
