Wie wäre es, wenn du auf deinem Computer alle Dateien, Bilder und Ordner schnell findest? Super?! Dann solltest du deinen Computer entrümpeln und deine Ordner und Dateien gut organisieren. Denn eine beständige Ordnerstruktur hilft dir dabei, deinen Alltag effizienter und stressfreier zu gestalten. Du kannst deine Informationen sauber ablegen, nachhaltig organisieren und sie dann schnell und zuverlässig wiederfinden. Doch wie funktioniert das?

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Wie schaffe ich digitale Ordnung?

Damit dein Computer immer gut organisiert ist, kannst du folgende Tipps verwenden:

Tipp 1: Vergiss lokale Kopien von Dateien und Ordnern

Wenn du deine Dateien in der Cloud gespeichert hast, dann lass sie auch da. Lege dir lieber eine Verknüpfung zum Ordner an, aber kopiere ihn nicht auf deinen Computer. So kursieren nämlich schnell unterschiedliche Versionen einer Datei und andere Nutzer haben auf lokale Dateien und Ordner keinen Zugriff.

Tipp 2: Halte deinen Desktop sauber

Lege dir für die bessere Übersicht nur Verknüpfungen von laufenden Projekten auf den virtuellen Schreibtisch und räume diesen regelmäßig auf. Hierbei entfernst du alles, was nicht mehr aktuell ist.

Tipp 3: Organisiere deinen Computer mit einer klaren Ordnerstruktur

Überlege dir eine nachvollziehbare Ordnerstruktur für deinen Computer und deine Cloud:

  • Überlege dir alle wichtigen Themen und Aufgabenbereiche
  • Lege maximal 10 Hauptordner für die übergeordneten Themen an und nummeriere sie von 0 bis 9 nach der Wichtigkeit.
  • In jedem Hauptordner kannst du maximal 10 Unterordner anlegen, welche du ebenfalls von 0 nach 9 nummerieren kannst. Keiner der Unterordner sollte genaus wie ein Hauptordner heißen.
  • Lege auch einen Ordner “Archiv” an. Hier erstellst du Unterordner mit der Jahreszahl.
  • Achtung: Lege dir keinen Ordner “Sonstiges” an, hier landet zu viel undefinierter Datenmüll!

Tipp 4: Vermeide Datenmüll!

Häufe nicht zu viel nutzlose Daten an! Hierfür kannst du dir folgende Regeln zu eigen machen:

  • Qualität vor Quantität: Achte auf die Qualität deiner Informationen, welche du abspeicherst. Nicht alles, was du zum Beispiel bei einer Internetrecherche findest, kannst du auch tatsächlich brauchen.
  • Archiviere regelmäßig: Archiviere regelmäßig deine Daten und lösche diese, welche du nicht mehr benötigst.
  • Räume nach Abschluss eines Projekts auf: Sortiere regelmäßig deine Daten und räume auf.

Tipp 5: Benenne deine Dateien einheitlich

Du solltest du dir eine einheitliche Bennenungsregel für deine Dokumenten festlegen. Du kannst deine Dateien dabei chronologisch oder auch alphabetisch sortieren.

Bei der chronologischen Ordnung gehst du zum Beispiel so bei den Dateinamen vor:

  • Datum der letzten Bearbeitung
  • Stichwort zum Thema
  • Laufende Nummer der Dateiversion

Möchtest du deine Dateien eher alphabetisch sortieren, dann kannst du den Namen des Kunden nutzen und dahinter das Datum zum Abspeichern verwenden.

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ListandoKathrin Landsdorfer

Wie erkenne ich Duplikate in den Dateien?

Um Duplikate bei deinen Dateien zu finden und zu löschen, gibt es extra Programme für Windows oder Mac, welche deine Dateien durchforsten und gleich die Duplikate löschen. So kannst du deinen Computer schnell von überflüssigen Dateien säubern.

Datensicherheit und Backups

Vergiss nicht, deine Daten regelmäßig zu sichern und ein Backup deiner Dateien zu erstellen. So sind sie geschützt, auch wenn dein Laptop kaputt geht oder ein Cyberangriff deinen PC lahmlegt.

Wie häufig sollte ich ein Backup erstellen?

Je nachdem, wie oft und wie du deinen Computer nutzt, solltest du Backups erstellen. Studierende sollten ihre Hausarbeiten täglich sichern. Wenn du deinen PC nur selten nutzt, reicht wahrscheinlich eine Sicherung einmal im Monat.

Wie viele Backups sollte ich erstellen?

Du solltest immer mindestens 3 Sicherungskopien deiner Daten haben. Zwei dieser Kopien sollten auf unterschiedlichen Medien gespeichert sein. So kannst du zwei der Kopien auf einer Computerfestplatte und einer Cloud-Plattform gespeichert haben und die dritte Kopie speicherst du auf einem externen Medium wie einer externen Festplatte. So hast du deine Daten immer gut gesichert und im Fall des Falles parat.

Für die Datensicherung gibt es für jedes System Software, welche dir die Sicherung erleichtert.