Du planst eine Veranstaltung und hast Fragen zu den Catering-Kosten? Mit den einfachen Kosten für ein Menü ist es beim Catering nämlich nicht getan. Hier kommen gerne noch versteckte Kosten auf dich zu. Damit du am Ende nicht aus allen Wolken fällst, solltest du mit deinem Caterer im Vorfeld die Zusatzkosten besprechen. Lies hier, was es für Extrakosten bei einem Catering geben kann.
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Typische Extrakosten im Catering
Neben den Kosten für das Essen fallen bei einem Catering unter Umständen noch weitere Kosten an. Diese Zusatzkosten sind individuell und richten sich nach deinem gebuchten Catering:
Personalzusatzkosten (Überstunden, Anfahrtszeiten usw.)
Die Personalzusatzkosten bei einem Catering richten sich danach, ob du ein Sit-Down-Dinner gebucht hast oder ein Buffet. Ist es ein stehendes Buffet, an welchem sich die Gäste selbst bedienen können? Oder ein Flying-Buffet, bei welchem viel Servicepersonal gebraucht wird? Wer baut das Buffet auf? Wer baut ab? Hast du einen Barkeeper und Getränkeservice gebucht? Wer serviert das Menü? Wer räumt ab? Wer räumt auf? Diese Fragestellungen beeinflussen den Preis des Caterings entscheidend. Sparen kannst du hier, wenn du das Essen zum Beispiel nur anliefern lässt und kein Servicepersonal benötigst, das Buffet selbst ab- und aufbaust und auch die Tische selbst deckst und die dekorierst.
Welche Gebühren fallen für Personal bei einem Catering an?
- Auf- und Abbau des Buffets: zwischen 25 € und 50 €
- Servicepersonal: ca. 25 €/Stunde
- Koch/Köchin: ca. 25 - 30 €/Stunde
Miet- und Raumkosten
Zusätzlich zu den Kosten für das Catering kommen natürlich noch Kosten für die Raummiete und die Miete des Equipments unter Umständen hinzu. Diese Kosten darfst du bei deiner Kalkulation nicht außer Acht lassen, sind sie doch ein großer Anteil an den Gesamtkosten.
Logistik- und Transportkosten
Zusätzlich zu den Kosten für das Catering verlangen viele Caterer einen Zuschlag für die Lieferung und den Transport. Hier musst du mit Transportkosten zwischen 10 € und 30 € als Pauschale oder je nach Strecke auch mal mit 0,50 - 1,– € pro Kilometer Anfahrt rechnen. Hier lohnt es sich, mit deinem Caterer gut zu verhandeln. Oft sind Pauschalen günstiger als eine Extraabrechnung.
Dekorations- und Ausstattungskosten
Eine Veranstaltung lebt nicht nur vom Essen, auch von der Dekoration. Viele Caterer bieten dir hier auch ein Rundum-Paket an. Vergleiche die Preise und überlege, was dich günstiger kommt: Ein Florist, ein Dekorateur oder Eventplaner oder eine Pauschale vom Caterer.
Getränke- und Alkoholzuschläge
Für die Getränke werden vom Caterer oft Pauschalen angeboten und für alkoholische Getränke werden meist Zuschläge verlangt. Auch hier kommt es auf die Auswahl der Getränke an. Reicht eine kleinere Auswahl? Oder benötigst du einen Full-Service?
Sonderwünsche und individuelle Anpassungen
Wie überall ist es auch beim Catering: Sonderwünsche kosten extra! Hier lohnt sich eine Verhandlung mit dem Caterer und ein genauer Preisvergleich.
Strategien zur Vermeidung von Extrakosten
Doch wie kannst du dich vor versteckten Kosten schützen? Zuerst einmal solltest du mit dem Catering Service klar deine Wünsche kommunizieren und dir ein detailliertes Angebot inklusive aller Zusatzkosten geben lassen. Plane dein Budget genau und kontrolliere die anfallenden Kosten schon im Voraus. Preise sind nicht unbedingt in Stein gemeißelt. Verhandle gut mit dem Caterer und unterzeichne einen Vertrag nur, wenn du dir sicher bist, dass ihr euch wirklich einige geworden seid. Zur Vermeidung von Kostenüberraschungen solltest du deine Wünsche priorisieren: Muss es immer ein ganzes Buffet für die Party sein? Vielleicht ist Fingerfood auch mal eine gute Abwechslung? Das ist jedenfalls wesentlich günstiger. Auch musst du dir klar überlegen, ob du Full-Service brauchst, oder du einiges selbst machen kannst und willst.
Tipps für eine transparente Preisgestaltung
Damit du am Ende keine Überraschungen erlebst, solltest du dir genau erklären lassen, welche Leistungen von deinem Caterer alle im Pauschalangebot enthalten sind und welche versteckten Extrakosten eventuell in welcher genauen Höhe auf dich zukommen. Vergleiche auch individuelle Preise mit Pauschalangeboten. Meistens sind Pauschalen günstiger, dies muss aber nicht immer der Falls ein. Lass dir die Kosten im Angebot genau aufschlüsseln, so behältst du den Überblick und weißt genau, was du für dein Geld für eine Leistung bekommst. Kalkuliere unbedingt alle Eventualitäten mit ein und plane im Voraus mit einem Pufferbudget. Hole dir unbedingt detaillierte Angebote von verschiedenen Caterern ein, dann kannst du gut vergleichen.
