Für einen reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung ist eine effektive Koordination mit dem Veranstaltungsort oder Veranstalter unerlässlich. Denn nur eine enge Zusammenarbeit garantiert dir, dass sowohl alle kulinarischen Wünsche als auch logistischen Anforderungen erfüllt werden. Mit den nachstehenden Tipps kannst du die Koordination optimieren.

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Die Kommunikation: der Schlüssel zum Erfolg

Kümmere dich frühzeitig um die Organisation und Planung mit dem Veranstalter oder Veranstaltungsort. Je früher, desto besser. Teile deine Wünsche detailliert mit. So kennen der Veranstaltungsort oder Veranstalter alle relevanten Faktoren im Vorfeld und können mit dir eventuelle Anpassungen besser besprechen. Wichtige Punkte sind:

  • Gib genau an, wie viele Gäste an der Veranstaltung teilnehmen werden. Je nach Anzahl der Gäste kann es nämlich sinnvoller sein ein Menü oder Buffet als Catering anzubieten. Bei einem Buffet hast du zudem mehr Spielraum für individuelle Anpassungen und kannst mit der Zahl der Gäste noch etwas jonglieren. Wohingegen du bei einem Menü nur noch wenig an der bestellten Menge verändern kannst.
  • Teile dem Veranstalter oder Veranstaltungsort mit, ob es ein bestimmtes Thema für das Catering gibt. Möchtest du beispielsweise regionale Gerichte, thematisch passende Speisen oder eine internationale Ausrichtung? Gemeinsam könnt ihr die bestmögliche Auswahl treffen.
  • Entscheide diesbezüglich, ob du lieber einfache, beliebte Allzeitklassiker anbieten möchtest, oder innovative, kreative Mahlzeiten, die vielleicht den Charakter des Events besser unterstreichen.
  • Berücksichtige dabei das zur Verfügung stehende Budget.
  • Erkundige dich bei deinen Gästen im Vorfeld, ob unter ihnen Vegetarier, Veganer oder Personen mit Lebensmittelunverträglichkeiten sind. Informiere dahingehend auch den Caterer, damit das Unternehmen die Gerichte entsprechend vorbereiten kann.
  • Vergiss bei der Planung nicht den Getränkeservice. Besprich mit dem Veranstalter oder Veranstaltungsort, welche Getränke am besten zum Event und zum Motto passen. Aperitif, Erfrischungsgetränke, alkoholische Getränke und Kaffee sollten entsprechend darauf abgestimmt werden.
  • Diskutiere zudem mit dem Veranstalter oder Veranstaltungsort, welches Personal für das Catering vor Ort benötigt wird. Kläre zudem, ob zusätzliches Equipment wie Tische, Stühle, Dekoration, Küchengeräte, Geschirr, Besteck und Gläser benötigt werden.
  • Alle Vereinbarungen sollten schriftlich in den Cateringvertrag mit aufgenommen werden. Kläre die Verantwortlichkeiten beider Seiten, einschließlich der Lieferzeit des Caterings, des Auf- und Abbaus sowie der Reinigung.
  • Vereinbare in diesem Zusammenhang auch Zahlungsmodalitäten und definiere Stornierungsrichtlinien für das Catering.
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ListandoFrederic Brandenstein

Die wichtigsten Eckpunkte für deine eigene Eventplanung

Neben der Organisation des Caterings mit dem Veranstalter oder der Location, gibt es auf deiner Seite noch einiges mehr zu tun:

  • Definiere klar das Ziel deines Events. Überlege, was gefeiert werden soll oder welchen Zweck das Catering erfüllen soll. Ob es sich um eine Weihnachtsfeier, eine Konferenz oder ein Jubiläum handelt, das Ziel gibt die Ausrichtung des Events vor.
  • Bestimme ein festes Datum.
  • Überlege, ob dein Event ein bestimmtes Motto oder Thema haben soll. Bei einer Weihnachtsfeier ist das Thema bereits vorgegeben, aber auch Kostüm- oder Halloween-Partys können bei den Mitarbeitern großen Anklang finden.
  • Besuche wenn möglich, den Veranstaltungsort im Voraus, um dich mit den räumlichen Gegebenheiten vertraut zu machen. Kläre Fragen zur Lagerung von Lebensmitteln und teile dies bei Bedarf dem Cateringunternehmen mit.
  • Kommuniziere auch während der Feier mit dem Catering-Service. Informiere das Team über etwaige Änderungen oder Anpassungen im Ablauf.