Für die Reinigung einer etwa 150 Quadratmeter großen Bürofläche fallen pro Monat 700 € bis 1.200 € an, inklusive Flächen, Fußboden, Sanitäranlagen.
Die eigenen Büroräume sind für Unternehmer und Selbstständige das Aushängeschild für ihr Geschäft. Gut gepflegte und saubere Räumlichkeiten sind ein Muss, egal ob es sich um ein kleines 1-Mann-Büro oder einen großen Gebäudekomplex handelt. Um die Büroreinigung selbst durchzuführen, bleibt jedoch meist wenig Zeit. Eine gute Alternative bieten externe Reinigungskräfte, die gegen Bezahlung regelmäßig für Ordnung und Sauberkeit im Büro sorgen. Auch eine Festanstellung von Reinigungskräften ist möglich. Was sinnvoller ist, hängt von der eigenen, unternehmerischen Aufstellung sowie der Höhe des Bedarfs an Reinigungsdienstleistungen ab. Was zu einer Büroreinigung dazu gehört und was nicht, mit welchen Kosten zu rechnen musst und wie du diese Kosten steuerlich berücksichtigen kannst, erfährst du in diesem Artikel…
Was gehört alles zur Büroreinigung?
Die klassische Büroreinigung beinhaltet üblicherweise die Reinigung von Oberflächen, Böden und sanitären Anlagen. Auch die Reinigung einer eventuell vorhandenen Küche zählt dazu. In der Regel wird vierteljährlich eine intensive Grundreinigung durchgeführt, bei der die Flächen zusätzlich desinfiziert und mit Pflegemitteln behandelt werden. Ansonsten werden wöchentlich oder täglich Unterhaltsreinigungen durchgeführt. Je nach Absprache beinhalten diese in der Regel mindestens die Reinigung der Böden, das Staubwischen und die Reinigung von Toiletten und Waschräumen. Fensterreinigungen zählen hingegen nicht zur Büroreinigung, können jedoch mit vereinbart werden, sofern das Reinigungsunternehmen diese anbietet. Sondereinsätze, wie zum Beispiel nach Veranstaltungen oder am Wochenende, zählen nicht zur Standardreinigung und werden extra berechnet.
Gängig ist, bestimmte Leistungen zu vereinbaren, die in einem regelmäßigen Turnus wiederholt werden.
Folgende Leistungen können vereinbart werden:
Reinigung der Böden
- Saugen und/ oder feucht wischen
Reinigung der Oberflächen
- Stühle, Sitzgelegenheiten u. Gestelle feucht reinigen
- Schreibtischflächen und Mobiliar feucht wischen, soweit frei geräumt
- Papier- und Restmüll entsorgen und Beutel austauschen
- Müllbehälter nass reinigen
- Türgriffe und Lichtschalter reinigen und desinfizieren
- Kabelkanäle, Feuerlöscher u. sonstiges Inventar entstauben
- Fensterbänke feucht reinigen
- Heizkörper, Sockelleisten und Fußleisten entstauben bzw. feucht reinigen
- Türen, inklusive Türschilder feucht reinigen
- Spinnweben entfernen
Reinigung der sanitären Anlagen
- Toiletten, inklusive Sitze, Urinale, Waschbecken und Armaturen nass reinigen
- Fliesen, Spiegel, Ablagen sowie Trennwände im Spritzbereich nass reinigen
- Fliesen und Trennwände vollflächig nass reinigen
- Abfallbehälter entleeren und mit Beuteln versehen
- Abfallbehälter innen und außen feucht reinigen
- Toilettenpapier, Handtuchpapier und Seife nachfüllen
- Türgriffe und Lichtschalter feucht reinigen und desinfizieren
Wie berechnet man eine Büroreinigung?
Die Kosten der Büroreinigung hängen von verschiedenen Faktoren ab. Die meisten Reinigungsunternehmen legen die Quadratmeterzahl für die Berechnung des Honorars zugrunde. Aber auch eine Vergütung pro Stunde ist denkbar. Hast du fest angestelltes Reinigungspersonal, erfolgt die Bezahlung in der Regel über ein Festgehalt, zuzüglich der Vergütung von Überstunden sowie Feiertags-, Wochenend- und Nachtzuschlägen.
Die Grundlage zur Berechnung der Büroreinigungskosten ist das sogenannte Leistungsmaß. Dieses gibt Auskunft darüber, wie viel Quadratmeter pro Stunde die jeweilige Reinigungskraft in einer bestimmten Raumkategorie schafft. Um das Leistungsmaß zu ermitteln, ist eine vorherige Begehung der Räumlichkeiten zwingend notwendig. Ein schlechter Gebäudezustand, erschwerte Zugänge, vollgestellte Flächen sowie sehr lange Wegezeiten erhöhen den Aufwand der Reinigungskraft mitunter massiv und das mindert das entsprechende Leistungsmaß für die betroffenen Räumlichkeiten.
Desweiteren spielen folgende Rahmenbedingungen bei der Berechnung der Kosten für die Büroreinigung eine Rolle:
Objektspezifische Faktoren
- Raumgröße
- Ausstattung
- Materialien
- Nutzungsfrequenz
- Verschmutzungsgrad
- Lage
- Reinigungstechnik
Subjektive Faktoren
- Gewünschte Reinigungsfrequenz
- Gewünschte Zusatzleistungen
Gesetzliche Faktoren
- Gesetzlicher Mindestlohn
- Qualifikation der Dienstleister
Aus den oben genannten Rahmenbedingungen lassen sich dann der durchschnittliche Zeitaufwand pro Reinigung sowie das individuelle Leistungsmaß pro Raumkategorie in Quadratmeter pro Stunde berechnen. Daraus ergibt sich auch, dass selbst geringfügige Änderungen der Anforderungen (z.B. täglich den Müll rausbringen statt dreimal pro Woche) erhebliche Auswirkungen auf das Leistungsmaß und damit auf die Kosten haben.
Zur Veranschaulichung hier ein Rechenbeispiel für eine 8.500 Quadratmeter große Bürofläche:
Bei Leistung 2 hat sich das Leistungsmaß gegenüber Leistung 1 um minus 62 Quadratmeter pro Stunde verschlechtert. Grund dafür können beispielsweise ein erhöhter Turnus für bestimmte Reinigungsarbeiten, ein höherer Verschmutzungsgrad, schwerer zugängliche Flächen, oder andere sein. Das Rechenbeispiel zeigt, dass sich dadurch der Zeitaufwand der Reinigungskraft pro Jahr um 51% erhöht hat. Dadurch erhöhen sich auch die jährlichen Kosten um 51%.
Wie viel qm muss eine Reinigungskraft pro Stunde schaffen?
Wie bereits oben beschrieben, hängt die Quadratmeterzahl, die eine Reinigungskraft pro Stunde schafft, vom sogenannten Leistungsmaß ab. Dieses hängt im Wesentlichen von der Ausstattung des Gebäudes und den jeweiligen Anforderungen der Reinigung ab. Daher lässt sich die Frage, wie viel Quadratmeter eine Reinigungskraft pro Stunde schaffen muss, nicht pauschal beantworten.
Vielmehr geht es um die Frage, wie viel Quadratmeter eine Reinigungskraft pro Stunde schafft, ohne dass die Qualität darunter leidet. Zudem stellt sich die Frage, welcher Leistungsdruck überhaupt moralisch vertretbar ist.
Die Richtwerte der RAL Gütegemeinschaft für die Reinigung von sanitären Anlagen liegen beispielsweise zwischen 60 und 120 Quadratmetern pro Stunde. Diese große Spanne weist bereits darauf hin, dass eine konkrete Vorgabe kaum möglich ist, allein schon aufgrund der oben genannten Faktoren zur Berechnung des Leistungsmaß.
Was kannst du also tun, um eine realistische Flächenleistung zu bestimmen?
Da diese sehr individuell ist, lohnt es sich, von der zu buchenden Reinigungskraft eine sogenannte Musterreinigung durchführen zu lassen. Bei dieser Probereinigung kann verifiziert werden, ob ein vorher vereinbarter Zeitraum für eine gute Reinigungsleistung ausreicht. Je nach Ergebnis kann anschließend der Zeitraum begrenzt oder erweitert werden, sodass die gewünschte Reinigungsqualität zuverlässig erreicht wird.
Was kostet eine Reinigungsfirma pro Stunde?
Eine Reinigungskraft muss mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn von aktuell 10,45 Euro pro Stunde vergütet werden. Das gilt sowohl für externe Dienstleister als auch für angestellte Reinigungskräfte.
Wird eine externe Reinigungsfirma beauftragt, sind Stundensätze zwischen 25 und 30 Euro für eine Büroreinigung gängig. Hinzu kommen gegebenenfalls Anfahrtskosten sowie Kosten für Reinigungsmittel und -Equipment, je nach Vereinbarung.
Viele Reinigungsfirmen rechnen auch pro Quadratmeter ab. Die Berechnung der Kosten erfolgt dann nach Leistungsmaß (siehe oben). Wird die Reinigungsfirma regelmäßig in Anspruch genommen, können auch Pauschalen vereinbart werden. Häufig werden dadurch günstigere Stundensätze erzielt, ein Massenrabatt sozusagen.
Wie viel du tatsächlich zahlst, hängt aber auch von deinem Verhandlungsgeschick und dem Verhandlungsspielraum der Reinigungsfirma ab.
Woran erkenne ich eine gute Reinigungsfirma?
Abzocke, Diebstahl und schlechte Leistung - es gibt Dinge, auf die du bei deiner Reinigungsfirma gut verzichten kannst. Damit du nicht auf einen unseriösen Dienstleister hereinfällst, hier ein paar Hinweise, was eine gute von einer schlechten Reinigungsfirma unterscheidet…
Hohe Kundenorientierung
Ein seriöses Reinigungsunternehmen wird sich stets Zeit nehmen, deine Anmerkungen und Wünsche anzuhören und diese umzusetzen. Es strebt höchste Kundenzufriedenheit bei einem möglichst hohen Leistungsmaß an.
Transparente Kalkulation
Die Kosten werden auf Basis gängiger Maßzahlen und transparenter Stundensätze berechnet. Auf Anfrage kann der Dienstleister die genaue Zusammensetzung der Kosten darstellen. Alle zu erwartenden Kosten werden vorab transparent kommuniziert oder ein ausführliches, individuelles Angebot erstellt.
Zügiges und sorgfältiges Arbeiten
Eine seriöse Reinigungskraft schafft die Flächenleistung in der vereinbarten Zeit beziehungsweise innerhalb eines realistischen Zeitraums, ohne dass die Qualität des Reinigungsergebnisses darunter leidet. Die Arbeit erledigt sie stets vollständig und gewissenhaft.
Zuverlässigkeit
Eine zuverlässige Reinigungskraft erscheint stets zu den vereinbarten Zeiten und erledigt eigenverantwortlich die vereinbarten Arbeiten. Über Abwesenheit oder Krankheit informiert sie ihren Auftraggeber frühzeitig und stellt gegebenenfalls eine Vertretung.
Kundenbewertungen
Sehr gute Reinigungsfirmen haben meistens sehr gute bis gute Kundenrezensionen vorzuweisen. Diese findest du beispielsweise über die Google-Suche im Internet. Kennst du andere Unternehmer, die bereits eine Reinigungskraft beschäftigen, kannst du auch diese nach einer Empfehlung fragen.
Seriöser Unternehmensauftritt
Wenn eine Reinigungskraft oder ein Reinigungsunternehmen nur Barzahlung akzeptiert und kein ordentliches Impressum beziehungsweise Gewerbe vorweisen kann, solltest du stutzig werden. Schlimmstenfalls könnte es sich dabei um Betrüger oder Schwarzarbeiter handeln, die zu beschäftigen auch für dich strafbar wären. Außerdem kannst du Barzahlungen nicht steuerlich absetzen. Bespreche daher idealerweise im Vorfeld alle administrativen Details und lass dir ein ordentliches Angebot machen, damit du später keine bösen Überraschungen erlebst.
Kann ich die Büroreinigung von der Steuer absetzen?
Ja, als Gewerbetreibender kannst du die Büroreinigung zu 100% als Betriebskosten absetzen. Wird eine externe Reinigungsfirma beauftragt, kannst du zusätzlich die auf den Rechnungen anfallende Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Das gilt allerdings nicht, wenn Angestellte oder freiberufliche Honorarkräfte als Reinigungspersonal beschäftigt werden. In diesem Fall können lediglich die Lohn- und Materialkosten abgesetzt werden.
Vorsicht Falle: Die Voraussetzung dafür, dass du die Büroreinigung einer externen Reinigungsfirma von der Steuer absetzen kannst, ist eine ordentliche Rechnung. Zudem muss die Bezahlung zwingend per Banküberweisung erfolgen. Andernfalls akzeptiert das Finanzamt den Beleg nicht.
Fazit
Es macht grundsätzlich Sinn, für die Reinigung deiner Büroräume eine Reinigungsfirma oder eine Reinigungskraft zu beschäftigen. Die Kosten sind in der Regel überschaubar und können individuell verhandelt werden. Zudem ist die Reinigungsleistung des Dienstleisters häufig besser. Das entlastet dich als Unternehmer enorm. Außerdem können die Kosten für die Reinigungsleistung vollständig als Betriebskosten von der Steuer abgesetzt werden. Ein seriöses Reinigungsunternehmen erkennst du an einer transparenten Kalkulation, einem hohen Maß an Kundenorientierung, einer zuverlässigen, zügigen und sorgfältigen Arbeitsweise sowie einem seriösen Unternehmensauftritt mit positiven Kundenbewertungen.
